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La experiencia española de proceso judicial electrónico
Autor: Antonio A. MartinoProfesor de la Universidad de Lanús Este articulo completa la trilogía comenzada con EL LARGO CAMINO DE LA INTRODUCCIÓN DE LAS NUEVAS TECNOGIAS EN LA JUSTICIA, para mostrar todo lo que hay que recorrer aun para hacer posible el proceso electrónico judicial. Las necesidades del gobierno electrónico llegaron finalmente a la Justicia española que se encuentra en un plan de desarrollo el plan estratégico de Justicia sin papel 2009 – 12. Se implanta el expediente judicial electrónico primero en la Audiencia Nacional y luego en otras dependencias judiciales. El expediente judicial electrónico facilita el acceso de todos los intervinientes judiciales a la misma documentación y expedientes, evitando realizar copias en papel de los procedimientos que constan de un número de folios muy elevado. Su implantación permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales, lo que incrementará la celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizará la seguridad de todo el proceso y mejorará el ejercicio del derecho de defensa. Paralelamente al proceso desarrollado en la Audiencia Nacional, se han dado los primeros pasos para el despliegue del expediente judicial electrónico en las Fiscalías de la Audiencia Nacional, Fiscalía Antidroga, Tribunal Supremo, Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y órganos judiciales de las ciudades de León y Burgos. Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina, que afecta a todos los órdenes procesales (la documentación de los actos procesales y su integración en los sistemas de gestión procesal). Destacando en la Ley de Enjuiciamiento Civil.1 El año pasado en la línea marcada en la Ley 18/2011, de 5 de julio2, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, establece un plazo de cuatro años desde la entrada en vigor de la ley (7 de julio de 2011) para garantizar la plena interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de Justicia y un plazo de cinco años para que sea posible la íntegra tramitación electrónica de los procedimientos judiciales y el abandono del formato papel. Esto implica incorporación de la totalidad de la documentación vigente correspondiente a los registros y expedientes judiciales en curso, mediante la digitalización de la información disponible. Esta digitalización significa la implantación de una gestión integral del expediente judicial en formato digital. Mantenimiento actualizado de la documentación íntegra de cada expediente. Junto a la digitalización de los documentos que actualmente integran los expedientes judiciales en papel, se debe establecer el mecanismo para la incorporación diaria de todos los documentos en papel que se presenten. Igualmente, toda aquella documentación de un expediente que se emita directamente desde alguno de los órganos judiciales, se deberá incorporar también a su correspondiente expediente digital, agilizando y mejorando la accesibilidad a los expedientes en curso. Incorporación de toda la información judicial en el expediente electrónico para su consulta y acceso desde cualquier lugar que la requiera y que permita eliminar las distancias físicas y temporales. Clasificación y catalogación de la información para que el acceso y consulta sea adecuado. Para ello, se deberá implantar un adecuado gestor documental que permita realizar búsquedas ulteriores de información y documentos, lo que supondrá también un ahorro de tiempo y espacio. Incorporación de la firma electrónica para garantizar la seguridad y el control de todo el proceso. Para ello, se deberá dotar a los usuarios de los instrumentos de autenticación y firma necesarios, desarrollándose una plataforma de firma digital propia para el órgano judicial, si procede. 3 Integración y potenciación de los sistemas informáticos actuales mediante la interconexión del sistema de gestión procesal y el sistema de notificaciones y comunicaciones telemáticas. Se persigue un órgano judicial/fiscal digitalizado en su interior, pero también interconectado mediante sistemas telemáticos con el exterior y dotado de todos los medios de seguridad y control. Se trata, por tanto, de un proyecto integral en el que convergen la dimensión técnica, la funcional y la organizativa. Integración y adaptación de los procedimientos de gestión vigentes, aplicando los mecanismos para favorecer la gestión del cambio hacia los nuevos procesos asociados a la implantación del expediente judicial electrónico. Diseño del proceso de transición sin solución de continuidad, minimizando el impacto de la transformación en el desarrollo de la actividad de los órganos judiciales/fiscales y en el servicio público de la administración de justicia al ciudadano. Este proceso es sumamente complejo y comienza con el registro y digitalización de cientos de miles de documentos y su posterior incorporación a un gestor con funciones avanzadas de búsqueda y consulta.4 Todas las herramientas necesarias para el funcionamiento del expediente judicial electrónico se aúnan ahora en un escritorio integrado con doble pantalla, proporcionando al usuario un punto único de acceso a las aplicaciones habituales de trabajo y a la base de datos de expedientes judiciales que proporciona el gestor documental. Además, se adecuan tecnológicamente todas las dependencias de la Audiencia Nacional para la prestación del nuevo servicio y se crea un acceso único centralizado para toda la documentación entrante desde el día de la entrada en producción, el Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo que se encargará de la recepción, registro, reparto y catalogación de escritos, así como de su digitalización e incorporación al gestor documental. El proyecto global de implantación del expediente judicial electrónico se estructura en tres fases principales: despliegue (planificación, preparación y adecuación), transición (aseguramiento de que no existe solución de continuidad) y operativa (estabilización del nuevo modelo). Entre las cuales, en función de su alcance, se distribuyen los proyectos menores en los que se desagrega. El proyecto del Proceso Judicial electrónico está estructurado en forma de obtener varios resultados concomitantemente:  Uno de los elementos más desarrollados son las notificaciones electrónicas Los juzgados de la Comunitat han realizado este año 1.680.666 notificaciones telemáticas a través de "LexNET", un sistema informático que permite practicar notificaciones judiciales a través de la firma digital, con el objetivo de ir desterrando el papel del proceso judicial. Según fuentes de la Generalitat, la Comunitat es la tercera autonomía en envíos a través de este sistema informático, sólo por detrás de Cataluña y Castilla y León, con 2.132.256 y 1.688.815 notificaciones realizadas respectivamente hasta la fecha. Por provincias, los juzgados de Valencia han emitido 886.925 notificaciones digitales este año, seguidos de Alicante, con 594.633 y Castellón, con 199.108. Existe una Dirección General de Modernización de Justicia que preside Jose de la Mata, experto con gran experiencia en el sector. A través de esta dirección general se van obteniendo los datos de cada localidad que desarrolla el expediente electrónico y se trata de dar una interoperabilidad a los diferentes sistemas para que sean comunicantes. La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia del Ministerio de Justicia lleva un par de años trabajando de forma continua en este macroproyecto con la inestimable colaboración de la Audiencia Nacional (AN). Se califica como “macroproyecto” porque está integrado, a su vez, por más de veinte proyectos menores a través de los que han sido estudiadas, planificadas y detalladas todas y cada una de las actuaciones organizativas y tecnológicas que han permitido llegar a la fase operativa o de implantación, que finalmente fue aprobado.5 Este obviamente es un plan general que se ha previsto pero que debe adecuarse en cada caso a los recursos humanos y tecnológicos que existan en el lugar a aplicar. Existe también un Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS) [N9]: el desarrollo del proyecto debe estar alineado con la iniciativa del EJIS de forma que se garantice la viabilidad del trabajo en red de los sistemas informáticos de juzgados y tribunales.  El Ministerio de Justicia española ha creado una Oficina Judicial que es "la organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales" y cuenta con un portal 6 donde pueden seguirse las actuaciones de la misma oficina. Hay una unidad de apoyo directo a los jueces y magistrados que asisten a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten y una unidad de servicios comunes judiciales que, bajo la dirección de un secretario general, permiten realizar todos los procesos que imponen las leyes procesales y son centrales para homogeneizar las acciones y actuaciones que hasta ahora se han realizado en forma individual. . La aplicación de las nuevas tecnologías es el perno sobre el cual todo este sistema funciona. Para ello se han incorporado la informatización de los procesos judiciales para que pueda trabajarse en red y haya acceso a registros comunes. Los procesos judiciales que se están implementando son el camino para el proceso judicial electrónico. El trabajo en red permite compartir información y establecer vínculos entre todos los actores de los procesos judiciales, incluido el ciudadano. Garantizando la uniformidad y homogeneidad de los servicios en las oficinas judiciales se han fijado normas de actuación comunes y protocolos de acuerdos entre los diferentes organismos para que vayan estandarizando las actuaciones comunes. La estructura de la Oficina Judicial establece nuevos criterios de jurisdicción y actuación que tienden a ser uniformes  Actualmente utilizan la herramienta unos 22.000 usuarios, en su mayoría, procuradores, pero también abogados, secretarios judiciales, graduados sociales, fiscales o letrados. Ha habido un crecimiento exponencial que ha experimentado el uso del sistema. De hecho, si en todo 2004 se practicaron unas 22.000 notificaciones, a comienzos de 2011 ya se realizaban más de un millón de notificaciones al mes. Lexnet se basa en un sistema de intercomunicación seguro muy parecido al italiano y que la misma oficina judicial representa  Lo importante es que poco a poco se expanda el servicio de audiencias grabadas lo que haría ganar un tiempo extraordinario en las audiencias y haría la intermediación un hecho concreto mas allá de una frase anotada por cuenta de algún participante como es ahora. Al fin de poder ir validando los distintos procesos se han instaurado instancias de prueba del proceso telemático con vigor a partir de mediados del año pasado, también que al parecer seria el que mejor responde a los requisitos del sistema y finalmente que es el más difícil y por el cual se están tomando medidas severas para no desvirtuar el proceso. Como es razonable esperar el proceso y su validación están llenos de pequeños problemas que se van detectando justamente con los proyectos pilotos8 Como no podría ser de otra manera la incorporación de las nuevas tecnologías a la Justicia española, como a cualquier otra, significa no solo instrumentar métodos más sofisticados de creación, almacenamiento y recuperación de documentos judiciales sino también una reorganización sea de las oficinas judiciales sea de los estudios jurídicos. La noción de “calidad” se presenta naturalmente y solo podrán aplicar el expediente electrónico aquellas oficinas judiciales que acepten la reorganización que esta nueva división del trabajo requiere incluyendo cambios de jurisdicción y competencia que solo la experiencia podrán dictar a través de las mejores prácticas. Como sistema de apoyo y refuerzo a la consecución de los objetivos del proyecto de implantación del Expediente Judicial Electrónico, se desarrolla el correspondiente proyecto de Implantación del Sistema de Calidad. Su objetivo es garantizar la mejora continua de los servicios del órgano judicial/fiscal y obtener la máxima satisfacción de sus usuarios, dirigiendo y controlando la calidad en la implantación del expediente judicial electrónico. La implantación del sistema de calidad permitirá dar continuidad al proyecto de Evaluación e integrarlo en el conjunto de los mecanismos de mejora continua del nuevo sistema del EJE. Por esa razón ha debido crearse un plan de implantación en los órganos judiciales que prevean los recursos humanos y tecnológicos y una secuencia razonable de implantación: El volumen total de documentación a digitalizar y el específico en cada una de las etapas. El conjunto de actividades para la estabilización de cada despliegue y la duración del mismo. El conjunto de actividades de preapertura en cada despliegue y la duración de la correspondiente etapa de preapertura. La realización de pruebas piloto previas a cada despliegue. La disponibilidad de recursos humanos para llevar a cabo cada despliegue. La secuencia lógica de aplicación del expediente judicial electrónico en los órdenes, sedes o servicios del órgano objeto de la implantación. La idoneidad de encadenamiento de actividades (digitalización, formación, estabilización, etc.). El volumen y la distribución de usuarios y puestos de trabajo implicados en cada fase. La posibilidad de realizar despliegues parciales del expediente judicial electrónico por funcionalidades (por ejemplo: despliegue de la visualización del expediente judicial en formato electrónico y tramitación en formato papel, con carácter previo al despliegue completo, etc.). Un elemento fundamental del sistema es el mecanismo de incorporacion de toda la nueva documentacion digital que se ingrese al sistema por eso se ha planeado unaestructura orgánica que asumirá dicha función, denominada, en adelante con carácter general, como el Servicio de Digitalización Diaria (SDD). 
(1) La Ley regula el régimen jurídico de la Administración judicial electrónica. Se reglamenta la “sede judicial electrónica”, que es el canal a través del cual se pueden realizar todas las actuaciones tanto por parte de los ciudadanos como los profesionales del ámbito de la Administración de Justicia. Para facilitar este acceso se crea un Punto de Acceso General de la Administración de Justicia, que permite acceder a las distintas sedes y subsedes. También se regula la firma electrónica para autentificar los documentos que integran los diversos expedientes judiciales.
(2) BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 160 miércoles 6 de julio de 2011 Sec. I. Pág. 71320. (3) A través del plan “Avanza” la Administración española ha dedicado grandes esfuerzos para el desarrollo de las tecnologías al gobierno electrónico en todas sus manifestaciones ver ”ttp://www.planavanza.es/InformacionGeneral/ResumenEjecutivo2/Paginas/ResumenEjecutivo.aspx (4) Ver El expediente judicial electrónico, Corazón Mira Ros - Profesora titular de Derecho Procesal , UNED Dykinson, 2010.ISBN 978-84-9849-876-9 (5) 
(6) http://oficinajudicial.justicia.es/portaloj/la_oj
(7) Ver el Sistema electrónico de grabación de vistas. Monográfico de Juan Emilio Ayuso González, jefe de Área de Atención al Usuario. Subdirección General de Nuevas Tecnologías de la Justicia. INSA. II Jornadas "Foro de Buenas Prácticas sobre Justicia y Tecnología": El expediente judicial electrónico. Madrid, 13 y 14 de enero de 2011. (8) El Departamento de Justicia ha tenido que suspender la experiencia piloto del denominado expediente electrónico judicial, llevada a cabo en un Juzgado de Primera Instancia y en otro de lo Social en San Sebastián, debido a que un error en el sistema informático generó una situación "cuasi caótica" en los citados tribunales. | http://www.gestionjudicial.net/documentos/documentos/martino/espana.htm |
¿Podrá la tecnología solventar en el futuro las ineficiencias de la Justicia? Con la premisa de “papel cero” muy lejos de cumplirse en los juzgados, con diferentes sistemas procesales electrónicos, que desembocan en caos informáticos prácticamente a diario y con una dispersión de recursos, tanto humanos como técnicos, a través de las distintas comunidades autónomas, los avances por digitalizar y agilizar la justicia se antojan, por ahora, poco esperanzadores de un trabajo pericial informática en Barcelona.
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